Privacyverklaring

1. Waarover gaat deze verklaring

Flowfin BV maakt flowfin, een platform voor accountancykantoren. Met flowfin zet een kantoor de onboarding van een nieuwe klant in één heldere flow, van eerste gesprek tot actief dossier. flowfin is een product van Flowkify. Bij dat werk verwerken we persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring legt uit hoe we dat doen. Ze geldt voor:

• bezoekers van onze website en landingspagina's;
• accountancykantoren die flowfin gebruiken of willen gebruiken, en hun contactpersonen en medewerkers;
• mensen die een demo boeken;
• mensen die zich via onze website inschrijven voor een event of webinar, of er meer info over vragen;
• leveranciers, partners en sollicitanten.

We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Wanneer zijn wij verantwoordelijk en wanneer verwerker

Dat verschil is belangrijk, want het bepaalt bij wie je terecht moet met je vragen.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke

Voor onze eigen activiteiten bepalen wij zelf waarom en hoe we gegevens gebruiken. Denk aan onze website, demo's, events, marketing, verkoop, facturatie en het beheer van onze relatie met de kantoren die met flowfin werken. Voor die verwerkingen is deze verklaring van toepassing.

Wij zijn verwerker

Een accountancykantoor gebruikt flowfin om zijn eigen klanten te onboarden. De gegevens van die klanten verwerken we dan in opdracht van het kantoor. Het kantoor bepaalt waarom en hoe die gegevens gebruikt worden. In dat geval is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

Voor die situaties sluiten we met het kantoor een verwerkersovereenkomst (een DPA). Daarin staan onder andere de instructies, de beveiligingsmaatregelen, de melding van incidenten en het gebruik van subverwerkers. Voor die verwerkingen geldt de verwerkersovereenkomst, niet deze verklaring.

Ben je klant van een kantoor dat flowfin gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met je kantoor. Komt je vraag bij ons terecht, dan sturen we ze door.

3. Welke gegevens verzamelen we

We verzamelen alleen wat we nodig hebben. Afhankelijk van je relatie met ons gaat het om:

We vragen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens op, zoals gegevens over gezondheid, politieke overtuiging, religie of vakbondslidmaatschap. Bezorg ons die ook niet.

Hoe komen we aan je gegevens

• Van jou zelf: via een formulier, onze online agenda, een e-mail, een telefoongesprek, een meeting, een inschrijving of een offerte.
• Automatisch: technische gegevens wanneer je onze website bezoekt. Zie punt 12 over cookies.
• Uit openbare bronnen: de Kruispuntbank van Ondernemingen, de website van je kantoor, LinkedIn en vergelijkbare zakelijke bronnen. We gebruiken dat om ons contact relevant te maken.
• Via derden: een doorverwijzing van een partner, van Flowkify of van een klant.

Moet je ons je gegevens geven?

Meestal niet. Je beslist zelf of je een formulier invult, een demo boekt of een vraag stelt. Er zijn twee uitzonderingen:

• Nodig voor de overeenkomst. Zonder contact- en facturatiegegevens kunnen we geen offerte maken, geen toegang tot flowfin geven en geen factuur opstellen.
• Nodig door de wet. Voor onze facturatie en boekhouding zijn bepaalde gegevens wettelijk verplicht, zoals je btw-nummer en facturatieadres.

Alle andere gegevens zijn optioneel.

4. Waarvoor gebruiken we je gegevens en op welke basis

Elke verwerking heeft een doel en een rechtsgrond. Hieronder zie je welke.

Over gerechtvaardigd belang. Als we ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, wegen we altijd af of jouw privacy niet zwaarder weegt. Je kan tegen die verwerkingen bezwaar maken. Bij directe marketing volgen we dat bezwaar altijd op, zonder dat je een reden moet geven.

5. Gespreksopnames en A.I. notetaker

We nemen gesprekken soms op, bijvoorbeeld een demo. Dat doen we met Leexi, onze A.I. notetaker. Van die opname maken we automatisch een transcriptie, een samenvatting en een lijst van actiepunten. Zo gaat er geen informatie verloren en moeten we tijdens het gesprek niet zitten typen.

Wat je van ons mag verwachten:

• We melden aan het begin van het gesprek dat er wordt opgenomen. In een online meeting zie je de notetaker ook als deelnemer.
• Wil je niet dat er wordt opgenomen? Zeg het gewoon. Dan zetten we de opname uit of stoppen we ze. Dat heeft geen gevolgen voor de rest van het gesprek.
• We gebruiken de opname en het verslag voor de kwaliteit van onze opvolging, voor de interne kennisopbouw en voor de opleiding van ons team.
• Alleen medewerkers die het nodig hebben, hebben toegang.
• We bewaren opnames in principe 12 maanden. Je kan altijd vragen om een opname te verwijderen.

Neem je zelf een gesprek met ons op? Meld dat dan vooraf, net zoals wij dat doen.

6. Hoe wij omgaan met A.I. en jouw gegevens

flowfin gebruikt A.I. om kantoren te helpen bij hun onboarding. Daarom zijn we hier extra duidelijk over.

• We gebruiken zakelijke versies van A.I. tools. We kiezen voor zakelijke of API-accounts waarbij de leverancier de gegevens niet gebruikt om zijn modellen te trainen.
• We gebruiken jouw gegevens niet om eigen of externe modellen te trainen, tenzij je dat uitdrukkelijk en schriftelijk hebt afgesproken.
• We beperken wat we in een A.I. tool stoppen. We geven alleen de gegevens die nodig zijn voor het resultaat en werken waar mogelijk met testdata of geanonimiseerde data.
• Een mens blijft verantwoordelijk. flowfin bereidt werk voor en zet taken klaar. Belangrijke beslissingen, zoals het aanvaarden van een klant, neemt altijd een mens bij het kantoor. Wij nemen geen geautomatiseerde beslissingen in de zin van artikel 22 van de GDPR.
• Output van A.I. kan fouten bevatten. Denk aan een transcriptie die iets verkeerd verstaat. Merk je zo'n fout in gegevens over jou? Laat het weten, we passen het aan.
• Voor het gebruik van flowfin door kantoren leggen we het gebruik van A.I. tools en subverwerkers vast in de verwerkersovereenkomst.

7. Met wie delen we gegevens

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen wanneer dat nodig is, en dan met:

• Onze medewerkers en vaste partners, enkel voor zover ze de gegevens nodig hebben voor hun werk. Ze zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht.
• Flowkify BV. flowfin is een product van Flowkify. Wie van Flowkify aan flowfin werkt, krijgt alleen toegang tot wat nodig is, onder dezelfde geheimhouding.
• De organisator van een event. Schrijf je je via onze website in voor een event dat niet door ons georganiseerd wordt? Dan geven we je inschrijving door aan de organisator, zodat je echt ingeschreven bent.
• Dienstverleners die voor ons werken (verwerkers). Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst.
• Adviseurs met een beroepsgeheim, zoals ons boekhoudkantoor of onze advocaat.
• Overheden, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Onze belangrijkste verwerkers

Dit zijn de dienstverleners waarop we een beroep doen. De lijst evolueert. Vraag ons gerust naar de actuele versie.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zitten buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor een geldige basis voor die doorgifte:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse bedrijven;
• of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen zoals versleuteling en beperking van toegang.

Waar het mogelijk is, kiezen we voor opslag in de Europese Unie. Wil je een kopie van de waarborgen die we voor een doorgifte hebben afgesproken? Mail ons dan op michel@flowfin.be. Waar we een contract niet volledig mogen delen, bezorgen we je een samenvatting.

9. Hoe lang bewaren we je gegevens

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De concrete termijnen staan in de tabel bij punt 4. Daarnaast geldt:

• Facturen en boekhoudstukken houden we 10 jaar bij, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na het boekjaar. Dat is de fiscale bewaartermijn. Boekhoudrechtelijk geldt een termijn van 7 jaar.
• Contracten houden we bij tot 10 jaar na het einde van de samenwerking. Dat is de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen in België.
• Is er een geschil of een procedure? Dan bewaren we het dossier tot dat definitief is afgesloten.
• Na de bewaartermijn verwijderen we de gegevens of maken we ze anoniem, zodat ze niet meer aan jou te koppelen zijn.

10. Hoe beveiligen we je gegevens

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen die passen bij de stand van de techniek. Concreet betekent dat onder andere:

• toegang enkel voor wie ze nodig heeft, met persoonlijke accounts;
• versleuteling van gegevens tijdens het transport en, waar de tool het aanbiedt, ook bij opslag;
• afspraken over geheimhouding met medewerkers, partners en onderaannemers;
• zorgvuldige selectie van leveranciers en een verwerkersovereenkomst met elk van hen;
• back-ups en logboeken;
• bewustmaking en opleiding van ons team.

Volledige veiligheid bestaat niet. Is er toch een gegevenslek met een risico voor jouw rechten en vrijheden? Dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, wanneer het risico hoog is, ook aan jou. Werken we voor je kantoor als verwerker? Dan brengen we het kantoor zonder onredelijke vertraging op de hoogte.

Iets gezien dat niet klopt? Vermoed je een veiligheidsprobleem of een lek? Mail ons dan zo snel mogelijk op michel@flowfin.be. We nemen elke melding serieus en houden je op de hoogte.

11. Jouw rechten

De GDPR geeft je een aantal rechten. Je kan ze allemaal gratis uitoefenen.

Hoe oefen je je rechten uit

Stuur een mail naar michel@flowfin.be met je vraag. We antwoorden binnen één maand. Is je vraag complex? Dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen, maar dan laten we je dat op tijd weten.

We kunnen je vragen om je identiteit aan te tonen, zodat we geen gegevens aan de verkeerde persoon geven. Stuur ons geen kopie van je identiteitskaart met alle gegevens zichtbaar. Een deel afdekken volstaat.

12. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Alles daarover, inclusief het overzicht en hoe je ze verwijdert, lees je in ons cookiebeleid.

13. Kinderen

Onze diensten en onze website zijn gericht op bedrijven en professionals. We richten ons niet op minderjarigen en verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 18 jaar. Merken we dat toch, dan verwijderen we die gegevens.

14. Wijzigingen aan deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld omdat we een nieuwe tool gebruiken of omdat de regels wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je het versienummer en de datum van de laatste aanpassing.

Gaat het om een wezenlijke wijziging die je rechtstreeks raakt? Dan brengen we je daar actief van op de hoogte, bijvoorbeeld per e-mail.

15. Contact en klachten

Heb je een vraag over deze verklaring of over je gegevens? Neem gerust contact op. We helpen je graag verder.

Flowfin BV . Potaardestraat 46, 1860 Meise, België E-mail: michel@flowfin.be . Telefoon: +32 496 04 89 41 Ondernemingsnummer: BE 1037.572.871

We zijn niet verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming (een DPO) aan te stellen en hebben er ook geen aangeduid. Je vragen over privacy komen dus rechtstreeks bij ons terecht.

Ben je niet tevreden met ons antwoord? Dan kan je klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel contact@apd-gba.be . www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kan ook naar de rechtbank stappen. Je kiest daarbij zelf tussen de rechtbank van de plaats waar wij gevestigd zijn en de rechtbank van je eigen gewone verblijfplaats.